רשימת בדיקות תאימות I-9
הפוסט האחרון שלנו, עמידה ב- I-9 בעידן של אכיפה מוגברת, תיאר סיכוני מפתח ושיטות עבודה מומלצות עבור המעסיקים לשים לב להליכי I-9. עם ביקורת מוגברת באקלים האכיפה של ימינו והיקף העונשים מהגירה ואכיפת מכס (ICE), על ארגונים לנקוט אמצעים מובנים ופרואקטיביים כדי להישאר תואם לדרישות אימות זכאות התעסוקה. רשימת תאימות I-9 זו היא כלי לוויה מעשי לתמיכה בפרקטיקות עקביות וחוקיות לאורך כל מחזור חיי ההעסקה והתעסוקה. זה משמש התייחסות לצוותי משאבי אנוש, קציני ציות ומנהיגים עסקיים הפועלים ליישור התהליכים הפנימיים שלהם עם הדרישות הפדרליות.
פרק 1: השלמת טופס I-9
אחריות שכירות חדשה (העובד משלים סעיף 1)
- ודא שהעובד משלים את סעיף 1 ביום העבודה הראשון או לפני כן
- ודא שהעובד חותם ומתוארך בטופס
- ודא שכל השדות הנדרשים מסתיימים במדויק ובקריא
- אם העובד משתמש במכין או מתרגם, ודא שהקטע יושלם ונחתם
- אשר כי העובד בוחר רק אחת מארבע אפשרויות מצב התעסוקה:
- אזרח ארה”ב
- הלאומי הלא -אזרחי
- תושב קבע חוקי
- מורשה לעבוד עד (תאריך תפוגה)
סעיף 2: אימות מעביד
אימות מסמך
- ודא שהעובד מספק מסמכים מקוריים ובלתי פוסקים מרשימת המסמכים המקובלים
- אם מציגים רשימה מסמך, אין צורך במסמכים נוספים
- אם מציגים מסמכי רשימה B ורשימה C
- ודא שהמסמכים נראים אמיתיים ומתייחסים לעובד
ביקורת והשלמה של מעסיקים
- מלא את סעיף 2 תוך שלושה ימי עסקים מתאריך ההתחלה של העובד
- הקלט את כותרת המסמך, הנפקת סמכות, מספר מסמך ותאריך תפוגה
- חותם ותאריך סעיף 2 כמעסיק או נציג מורשה
- רשמו את יום התעסוקה הראשון של העובד בתחום המתאים
שיקולי עובדים מרוחקים
- זהה נציגים מורשים לאימות מסמכים של עובדים מרוחקים
- לספק הוראות ברורות לנציגים מורשים על אימות מסמכים נכון
- הישאר מעודכן באפשרויות אימות וירטואליות נוכחיות ודרישות תאימות
- להבטיח תהליכי I-9 מרוחקים שומרים על אותם סטנדרטים כמו אימות באופן אישי
- תעד את תהליך האימות המרוחק שהגיע עבור כל עובד מרוחק
סעיף 3: כבוד וחזרות חוזרות
- להחזיר את הרשאת העבודה אם פג תוקף אישור התעסוקה הזמני של העובד
- אל תכירו את אזרחי ארה”ב או תושבי קבע חוקיים עם כרטיס ירוק שלא פגע
- ודא שהסעיף 3 הושלם לפני תאריך התפוגה של אישור העבודה
- אם מעתיק עובד מחדש תוך שלוש שנים מה- I-9 המקורי, עדכן את סעיף 3 במקום להשלים טופס חדש
דרישות לניהול רשומות ואחסון
- שמור על טפסים I-9 השלומים לפחות שלוש שנים לאחר מועד ההשכרה או שנה לאחר סיום, לפיכך מאוחר יותר
- אחסן טפסים I-9 בנפרד מקבצי כוח אדם כדי להקל על ביקורת
- ודא שמערכות אחסון אלקטרוניות עומדות בתקנים פדרליים לאבטחה ונגישות
- לשמור על מערכת תיוק מסודרת לעובדים פעילים ומופסקים
- שמור על רישומי אימות אלקטרוני אם ישים ונדרשים
מערכות I-9 דיגיטליות
- ודא שמערכות I-9 אלקטרוניות עומדות בכל דרישות ה- USCIS לחתימות ואחסון אלקטרוניות
- ודא שהמערכת יוצרת ומתחזקת מסלולי ביקורת לכל הפעולות שננקטו ב- I-9 אלקטרוניות
- אישור המערכת מאפשרת תיקון נכון של שגיאות תוך שמירה על נתונים מקוריים
- בדוק את היכולת של המערכת לייצר I-9 אלקטרוניים בפורמט הנדרש על ידי ICE במהלך ביקורת
- יישום בקרות גישה נאותות ושיטות אימות למשתמשים במערכות I-9 אלקטרוניות
ביקורת פנימית ותאימות מתמשכת
ביקורת פנימית קבועה וביקורת רציפה הם קריטיים לזיהוי כתמים עיוורים ולחיזוק שלמות הארגונית. הם עוזרים לאתר חוסר יעילות וחוסר עקביות לפני שהם מסלימים לסיכונים רציניים. תהליך סקירה מובנה מדגים גם אחריות לבעלי העניין ובונה אמון על פני מחלקות. בסופו של דבר, להישאר לפני משמרות רגולטוריות מבטיח שהפעולות יישארו חלקות ונמנעים עונשים.
ביקורת עצמית I-9 שגרתית
- לערוך ביקורות פנימיות לפחות פעם בשנה
- סקור את I-9s עבור חסרים חתימות, תאריכים שגויים או מסמכים שפג תוקפו
- נכון שגיאות קלות בעקבות הנחיות DHS באמצעות תיקון קו יחיד עם ראשי תיבות ותאריך
- אל תשתמש במידע על נוזל תיקון או בתאריך האחורי
- השלם I-9 חדש לשגיאות חמורות וחיבר אותו למקור
- השמיד I-9s רק לאחר שחלפה תקופת השימור הנדרשת באופן חוקי
אימות אלקטרוני תאימות (אם ישים)
- הגש תיקים אלקטרוניים של מקרים תוך שלושה ימי עסקים מתאריך ההתחלה של העובד
- סקור את התוצאות המקרים האלקטרוניות מייד וטיפול בכל אי-התאמה
- הודע לעובדים באופן מיידי אם הם מקבלים אישור מהוסס (TNC) ויאפשר להם להתמודד עם התוצאות
- סגור את כל המקרים האלקטרוניים כראוי לאחר אישור זכאות התעסוקה
- להחיל אימות אלקטרוני באופן עקבי על כל השכירות החדשות כדי למנוע פרקטיקות מפלות
מעקב אחר פקיעת הרשאת עבודה
- לשמור על מערכת מעקב לעובדים עם הרשאת עבודה זמנית
- הגדר תזכורות אוטומטיות לתאריכי התפוגה הקרובים (90, 60 ו -30 יום לפני כן)
- להודיע לעובדים מראש כך שיהיה להם זמן לחדש את אישור העבודה
- מלא את סעיף 3 לפני מועד התפוגה כדי להימנע מעסקה בלתי מורשית
טופס עדכונים ושינויים
- הקצה אחריות לפקח על הודעות USCIS לעדכוני טופס I-9
- יישם תהליך למעבר לגרסאות I-9 חדשות במסגרות זמן נדרשות
- הצוות לאמן שינויים כאשר משוחררים טפסים חדשים
- עדכן מסמכי הנחיה פנימיים כדי לשקף שינויי טופס
- שמור רשומות של איזו גרסת טופס שימשה לכל עובד
ביקורת קרח וביקורי אתרים: היו מוכנים
ההיות מוכן לביקורת קרח וביקורי אתרים מדגימה את המחויבות של החברה לפעול בגבולות חוק ההגירה. זה ממזער את ההפרעה בפעילות העסקית על ידי הבטחה שכל התיעוד והפרוטוקולים הנדרשים נמצאים במקום לפני הזמן. ההכנה מגנה גם מפני התחייבויות בלתי צפויות שיכולות לנבוע מפני סוגיות ציות מתעלמות. בסופו של דבר זה מחזק תרבות של אחריות ומפחית את החשיפה לסיכונים מוניטין ופיננסי.
צעדים לנקוט לפני ביקורת
- ייעד קצין ציות האחראי לענייני I-9 ו- ICE
- ודא שכל טפסי ה- I-9 נגישים בקלות במקרה של ביקורת
- שמור רשימה של נציגי החברה המורשים לטפל בבדיקות קרח
- ערכו ביקורת מדומה תקופתית כדי להתכונן לבדיקות אמיתיות
- פיתוח פרוטוקול תגובת ביקורת ותוכנית תקשורת
אם אתה מקבל הודעה על בדיקה (NOI)
- להגיב תוך שלושה ימי עסקים כנדרש על ידי ICE
- הודע מייד ליועץ משפטי או על מומחה לציות HR
- סקור את I-9S עבור שגיאות ותקן אותן לפני הגשתו אם מותר
- הגש רק את המסמכים המבוקשים באופן ספציפי על ידי ICE
- לשמור על יומן של כל התקשורת עם גורמי הממשלה במהלך תהליך הביקורת
שיקולים אחרים
הימנעות מתביעות אפליה ותגמול
- החל את הנהלים I-9 ו- E-vife בעקביות על כל העובדים
- אל תבקש מסמכים ספציפיים – אפשר לעובדים להציג כל אחד מקובל
- אל תתייחס לעובדים באופן שונה בהתבסס על אזרחות, לאום או מעמד הגירה
- מכשירים משאבי אנוש ושכירת מנהלים על נהלי I-9 מתאימים ומדיניות נגד אפליה
- תעד את הבסיס הלגיטימי והלא מפלה עבור כל בקשות הכבוד של I-9
תוכנית אימונים לציות
- ערכו הכשרה מקיפה I-9 לכל אנשי המעורבים בתהליך ההעסקה
- קבע אימוני רענון לפחות שנה ובכל פעם שמתרחשים שינויים משמעותיים
- תעד את כל האימונים עם רשומות נוכחות וחומרי הדרכה
- מבחן הבנת הידע לאחר אימונים
- כלול הכשרה ספציפית לתפקיד לתפקידים שונים (HR, מנהלי שכירות, נציגים מורשים)
מיזוגים ורכישות בדיקת נאותות
- סקור את תאימות I-9 של חברות יעד במהלך בדיקת נאותות
- הערך אחריות אפשרית מאי-ציות בעבר
- פיתוח תוכנית לטיפול בכל ליקויים ב- I-9 לאחר הרכישה
- שקול אם יש להשלים את I-9 חדשים על סמך שינויי מבנה ארגוני
- לתעד את כל מאמצי התיקון לכל סוגיות ציות שהתגלו
דרישות ספציפיות למדינה
- זהה מדינות בהן החברה שלך פועלת עם דרישות אימות תעסוקה נוספות
- יישום תהליכים כדי לעמוד במנדטים I-9 או אימות אלקטרוני ספציפיים למדינה
- עדכן את דרישות הציות למדינה כאשר החוקים משתנים
- לאמן צוות משאבי אנוש בדרישות ציות ספציפיות למדינה
- מתעד עמידה בדרישות אימות פדרליות ומדינות כאחד
עונשים ומודעות אחריות
- שמור על מודעות לסכומי העונשין הנוכחיים בגין הפרות I-9 (נע בין 273 $ ל -2,701 דולר להפרת עבירות ראשונות החל משנת 2023, עם עונשים גבוהים יותר בגין הפרות חוזרות ונשנות, בכפוף לשינוי)
- להבין אחריות אישית פוטנציאלית עבור קציני חברות הקשורים לכישלונות תאימות I-9
- חשב חשיפה פוטנציאלית על בסיס גודל כוח העבודה ופערי תאימות
- שקול ביטוח תאימות I-9 או הפסקת עתודות להפרות אפשריות
- לתעד את כל מאמצי הציות לתום לב עלול להקל על העונשים
בדיקה סופית: האם אתה תואם I-9 במלואו?
- לכל העובדים יש I-9 תקף ומושלם כראוי
- כל טפסי ה- I-9 מאוחסנים בצורה מאובטחת ונגישים לביקורות
- כל I-9s הנדרשים לעובדים שהופסקו נשמרים או מושלכים כראוי אם עברו את תקופת השמירה
- אימות אלקטרוני משמש נכון במידת הצורך
- תאריכי תפוגת הרשאת עבודה עוברים מעקב ומנוהלים כראוי
- צוותי משאבי אנוש ושכירות מאומנים על שיטות העבודה המומלצות של I-9
- החברה מוכנה לביקורת קרח פוטנציאלית
- דרישות ספציפיות למדינה מזוהות ומטופלות
- מערכות I-9 דיגיטליות (אם בשימוש) עומדות בכל הדרישות הפדרליות
- תהליכים קיימים לפיקוח ויישום עדכוני טפסים
The Key Takeaway
תאימות אפקטיבית של I-9 דורשת יותר מבדיקה תקופתית-היא כרוכה במאמצים מתמשכים, מאורגנים ופעולה בזמן כֹּל שלב התעסוקה. רשימת בדיקה זו נועדה לקדם אחריות, להפחית את חשיפת הסיכון ולתמוך בניהול כוח אדם כדין. ככל שמדיניות ההגירה ואכיפה ממשיכות להתפתח, רצוי שלמעסיקים לבחון מעת לעת מחדש את הנהלים שלהם ולהתייעץ עם אנשי מקצוע משפט מוסמכים כאשר הם מטפלים במצבים מורכבים או לא ברורים. תהליך I-9 מטופח ומעודכן הוא לא רק חובה משפטית אלא גם מרכיב בסיסי בפעילות עסקית אחראית. חברות הזקוקות לסיוע בביקורת פנימית או הכשרה עבור צוות ה- HR שלהן צריכות לשקול בחום להתייעץ עם עורך דין להגירה או מומחה לציות. נקיטת צעדים פרואקטיביים כעת תעזור להבטיח תאימות מתמשכת ולהימנע משיעורים יקרים.